Het kwaliteitshandboek is het fundament van je BRL100-certificering. Tijdens de audit is het een van de eerste documenten die de auditor wil zien. En niet alleen zien, hij wil weten of je het ook echt gebruikt.

Veel installateurs onderschatten hoeveel tijd het kost om een goed handboek te schrijven. Een goed handboek is geen papieren tijger. Het beschrijft hoe jouw bedrijf werkt. Niet hoe een willekeurig bedrijf zou kunnen werken, maar hoe jij en je monteurs het daadwerkelijk aanpakken. Die authenticiteit maakt het verschil tussen een soepele audit en een lastig gesprek.

In dit artikel nemen we je mee door alle onderdelen van een BRL100-handboek, inclusief de aanvullingen die versie 3.0 vraagt.

→ Lees ook: BRL100 certificaat aanvragen: zo begin je

Wat is een BRL100 kwaliteitshandboek?

Het kwaliteitshandboek is een document (of set documenten) waarin je vastlegt hoe je bedrijf functioneert:

• Wie verantwoordelijk is voor welke taken
• Welke werkwijze je volgt bij certificaatplichtige werkzaamheden
• Hoe je de kwaliteit en veiligheid van je werk waarborgt
• Welke instrumenten je gebruikt, en hoe je die op orde houdt
• Waar je alles registreert en documenteert

Het handboek geen document dat je opstelt voor de audit en daarna in een la legt. Een goed handboek is een levend document. Je monteurs kennen het, gebruiken het, en je past het aan als er iets verandert in je bedrijf of de regelgeving.

Deel 1: Beleidsverklaring

Het eerste onderdeel van je handboek is de beleidsverklaring. Dit is een formele verklaring waarin de directie zich committeert aan kwaliteit, milieu en veiligheid. Het document moet ondertekend zijn door de directie en een datum hebben.

Wat moet erin staan? Je commitment aan naleving van wet- en regelgeving. Je commitment aan het voorkomen van lekkage van koudemiddelen. Je commitment aan veilig werken. En je commitment aan continue verbetering.

Nieuw in versie 3.0: je beleidsverklaring moet expliciet verwijzen naar veilig werken met natuurlijke koudemiddelen. Een zin als "wij werken veilig met F-gassen" volstaat niet meer. Noem ook CO₂, ammoniak en koolwaterstoffen als je daarmee werkt.

Een voorbeeld: "[Installateur] verplicht zich tot het vakbekwaam en veilig uitvoeren van werkzaamheden aan installaties met koudemiddelen, waaronder F-gassen, koolwaterstoffen, CO₂ en ammoniak. Wij streven naar minimale milieubelasting door het voorkomen van lekkages en het correct terugwinnen van koudemiddelen. De veiligheid van onze medewerkers en omgeving staat voorop."

Deel 2: Organisatie

Dit hoofdstuk beschrijft hoe je bedrijf is georganiseerd. Begin met een organogram, een visuele weergave van je organisatiestructuur. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Bij een eenmanszaak is het simpel. Bij een groter bedrijf teken je wie aan wie rapporteert.

Beschrijf vervolgens de functies en verantwoordelijkheden. Wat doet de directie? Wat doet de uitvoerend monteur? En wie is de kwaliteitsverantwoordelijke?

Die laatste rol is belangrijk. De kwaliteitsverantwoordelijke beheert het handboek, voert interne audits uit, en handelt afwijkingen af. Bij kleinere bedrijven combineert de directeur of bedrijfsleider deze rol vaak met andere taken, dat mag. Maar de verantwoordelijkheid moet ergens belegd zijn.

Deel 3: Procedures

Procedures beschrijven je werkprocessen op hoofdlijnen. Wat moet er gebeuren, door wie, en wanneer? BRL100 vraagt minimaal zes procedures.

Procedure voor certificaatplichtige werkzaamheden. Beschrijf het proces van opdracht tot afronding: intake en planning, voorbereiding (inclusief TRA als dat van toepassing is), uitvoering door gecertificeerd personeel, registratie en rapportage, afronding en nazorg.

Procedure voor koudemiddelregistratie. Welke gegevens leg je vast? Waar doe je dat? Wie is verantwoordelijk? Hoe stel je de jaarbalans op? Procedure voor lekcontroles. Wanneer voer je lekcontroles uit? Welke methode gebruik je? Hoe registreer je de bevindingen? Wat doe je als je een lek constateert?

Procedure voor terugwinning. Wanneer is terugwinning verplicht? Welke apparatuur gebruik je? Hoe sla je teruggewonnen koudemiddel op of voer je het af?

Procedure voor omgaan met tekortkomingen. Hoe ga je om met interne afwijkingen, klachten van klanten, en tekortkomingen die de CI constateert? Beschrijf de oorzaakanalyse, de corrigerende maatregelen, de communicatie, en hoe je evalueert of de maatregel effectief was.

Procedure voor instrumentenbeheer. Welke instrumenten gebruik je? Wat zijn de kalibratie-intervallen? Wie is verantwoordelijk? Hoe bewaar je de kalibratiebewijzen?

Deel 4: Werkinstructies

Werkinstructies zijn gedetailleerder dan procedures. Ze geven stapsgewijze instructies voor specifieke taken. Waar een procedure beschrijft wat er moet gebeuren, beschrijft een werkinstructie hoe je het precies doet.

Je hebt werkinstructies nodig voor de standaardwerkzaamheden: installatie van een koelinstallatie, onderhoud, reparatie en lekherstel, buitengebruikstelling, lekcontrole, en terugwinning van koudemiddelen.

Nieuw in versie 3.0: werkinstructies per koudemiddeltype. Voor koolwaterstoffen heb je een werkinstructie nodig voor veilig werken met brandbare koudemiddelen. Voor CO₂ een instructie die het verstikkingsrisico adresseert. Voor ammoniak een instructie voor veilig werken met giftige stoffen, inclusief de PBM-eisen.

De Taak Risico Analyse: nieuw in versie 3.0 en verplicht

De TRA (Taak Risico Analyse) is een van de belangrijkste toevoegingen in versie 3.0. Bij werkzaamheden aan installaties met koolwaterstoffen, brandbare F-gassen, CO₂ in besloten ruimten, of ammoniak is een Taak Risico Analyse verplicht.

Een TRA is een systematisch proces waarbij je vóór aanvang van de werkzaamheden de gevaren identificeert, de risico's analyseert, beheersmaatregelen bepaalt, en dit alles documenteert.

Je handboek moet bevatten: een procedure voor het opstellen van een TRA, een format of template dat je monteurs kunnen invullen, en criteria die beschrijven wanneer een TRA verplicht is.

BRL100 versie 3.0 bevat in Bijlage I een voorbeeldformat voor een TRA. Gebruik dat als basis en pas het aan op je eigen situatie.

Let op bij brandbare koudemiddelen: je monteur moet ook controleren of er een Explosieveiligheidsdocument (EVD) aanwezig is bij de installatie. Het EVD zelf is de verantwoordelijkheid van de eigenaar, maar de controle op aanwezigheid is onderdeel van de TRA. Neem dat controlepunt op in je werkinstructie.

Deel 5: Registraties

BRL100 versie 3.0 stelt uitgebreide eisen aan je registraties. Je handboek moet beschrijven welke gegevens je vastlegt en hoe.

Bij elke handeling registreer je de datum en de locatie (postcode plus huisnummer). Je registreert de installatiegegevens: type, merk, model. Het koudemiddeltype met exacte aanduiding, zoals R410A, R290 of R744. De hoeveelheid in kilogrammen — toegevoegd of teruggewonnen. De hoeveelheid in CO₂-equivalenten, dat is nieuw in versie 3.0 en moet berekend worden. De reden van de handeling: nieuwbouw, retrofit, lekkage, onderhoud, of buitengebruikstelling. De status van het koudemiddel: nieuw, gerecycled, of geregenereerd. Bij gerecycled of geregenereerd koudemiddel ook de herkomst: van welke partij en met welk certificeringsnummer. En tot slot de monteur: naam en BRL200-certificaatnummer.

Al deze gegevens moet je minimaal vijf jaar bewaren.

De F-gassenbalans is een jaarlijkse verplichting. Per koudemiddeltype stel je een balans op in kilogrammen én CO₂-equivalenten. Zijn er afwijkingen? Dan moet je die verklaren met een oorzaakanalyse.

Let op: de F-gassenbalans geldt alleen voor F-gassen, niet voor natuurlijke koudemiddelen. Voor CO₂ hoef je geen sluitende balans te maken omdat afblazen is toegestaan.

Deel 6: Instrumentenbeheer

Je handboek moet een actuele instrumentenlijst bevatten met serienummers, kalibratiebewijzen of testregistraties, een planning voor volgende kalibraties, en een procedure voor wat je doet als een instrument wordt afgekeurd.

De kalibratie-intervallen verschillen per instrument. Een lekdetector moet jaarlijks worden gekalibreerd door een geaccrediteerde instelling, of getest met een lekdetectiemonsterflesje van 5 ppm. Manometers elke 24 maanden via vergelijking met een gekalibreerde referentiemeter. Vacuümmeters jaarlijks. Weegschalen jaarlijks met een geijkt gewicht of tweejaarlijks via kalibratie. Thermometers jaarlijks.

Let op: zorg dat je lekdetectietoestellen geschikt zijn voor de koudemiddelen waarmee je werkt. Een F-gassen lekdetector werkt niet voor CO₂ of ammoniak.

Bijlagen: alle formats en templates

Verzamel tot slot alle formulieren, checklists en templates als bijlage. Denk aan het format voor je werkbon of servicerapport, het format voor koudemiddelregistratie, het format voor lekcontrolerapporten, de template voor de TRA, de checklist voor EVD-controle, het format voor de jaarbalans, het kalibratieregistratieformulier, het klachtenregistratieformulier, het format voor interne audits.

Het Climapulse handboek

Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Als je met Climapulse werkt, maken we een handboek op dat is afgestemd op de werkwijze in Climapulse.

Maar hier komt de waarschuwing: gebruik dit handboek als startpunt, niet als eindproduct. Een auditor merkt direct of je handboek echt beschrijft hoe jij werkt. Neem de tijd om elk onderdeel te vertalen naar je eigen bedrijfssituatie. Hoe doen jullie het? Wie doet wat bij jullie? Welke instrumenten gebruiken jullie? Die specificiteit maakt het verschil.

Een handboek dat in de kast ligt is waardeloos. De auditor vraagt niet alleen of je procedures hebt, maar of je ze ook toepast. Hij vraagt je monteurs hoe ze een bepaalde klus aanpakken. Hij vraagt om recente voorbeelden.

Zorg daarom dat je medewerkers het handboek kennen. Bespreek procedures tijdens het werkoverleg. Maak het handboek toegankelijk, bijvoorbeeld via de kennisbank in Climapulse, zodat je monteurs het onderweg kunnen raadplegen. Houd het actueel: een jaarlijkse review, en direct aanpassen als er iets verandert.

Je registraties automatisch compliant

Het opstellen van je handboek is stap één. De dagelijkse uitvoering is stap twee - en vaak de grootste uitdaging.

Met Climapulse digitaliseer je de registraties die je handboek beschrijft:

• CO₂-equivalenten worden automatisch berekend op basis van koudemiddeltype
• Redencoderingen zijn standaard ingebouwd in elk werkrapport
• Locatiegegevens worden automatisch gekoppeld aan installaties
• Kalibratieherinneringen zorgen dat je nooit een deadline mist
• Digitaal werkrapport direct beschikbaar voor auditor

Het resultaat: je handboek beschrijft het proces, met Climapulse voer je het uit.

Bekijk hoe Climapulse werkt