BRL 100 versie 3.0: altijd audit-proof

Veel koeltechnische bedrijven zien de BRL 100-audit als een noodzakelijk kwaad: een spannend moment waarbij alle mappen op tafel komen en de hopelijk vindt  de auditor geen fouten. Maar met de komst van versie 3.0 is "hopen" geen strategie meer. De wetgever verlangt dat je kwaliteitsbeheersysteem (KBS) een levend onderdeel is van je dagelijkse bedrijfsvoering. 

Hoe zorg je ervoor dat je backoffice 365 dagen per jaar audit-proof is, zonder dat het extra tijd kost? De sleutel ligt in het verplaatsen van de controle van het kantoor naar de monteur. 

  1. Registratie aan de bron: geen inhaalslag meer

De grootste valkuil onder versie 3.0 is het achteraf verzamelen van gegevens. Een monteur die pas aan het einde van de week zijn bonnen invult, vergeet details. Onder de nieuwe richtlijnen is een sluitende massabalans per koudemiddel (in kg en CO₂-eq) verplicht. De oplossing: Zorg dat registratie op locatie de norm is. Zodra een cilinder wordt gewogen of een lektest wordt uitgevoerd, moet dit direct digitaal worden vastgelegd. Gebeurt dit niet? Dan is de handeling officieel niet uitgevoerd volgens de BRL-richtlijnen. 

2. Koppel bevoegdheden aan de planning 

Onder versie 3.0 wordt er streng gecontroleerd op de deelgebieden. Een monteur met enkel een F-gassencertificaat mag niet aan een propaan- of CO₂-installatie werken. In een drukke planning glipt dit er handmatig weleens tussendoor. De oplossing: Automatiseer de controle op certificaten. Een modern systeem geeft direct een waarschuwing op de planning als de kwalificaties van de monteur niet matchen met het deelgebied van de installatie. Zo voorkom je kritieke tekortkomingen tijdens de audit. 

3. Maak gereedschapbeheer proactief 

Een verlopen kalibratierapport van een lekdetector is een van de meest voorkomende "minpunten" tijdens een inspectie. Het handmatig bijhouden van deze datums in Excel-lijsten is foutgevoelig. De oplossing: Gebruik een centraal, digitaal gereedschap register. Stel meldingen in die 30 dagen  voordat een kalibratie verloopt . Zo heb je ruim de tijd om de keuring in te plannen en is je register op kantoor altijd actueel. 

4. De maandelijkse "mini-audit" 

Wacht niet tot de certificerende instelling op de stoep staat. Voer zelf maandelijks een korte steekproef uit. Pak drie willekeurige installaties en controleer of het logboek, de laatste lektest en de gebruikte koudemiddelen volledig gedocumenteerd zijn. Wil je zeker weten dat je niets over het hoofd ziet tijdens deze controle? Gebruik daarvoor onze handige BRL 100 checklist.

Rust in je backoffice met Climapulse 

Climapulse is speciaal ontwikkeld om deze routine te automatiseren. De software dwingt de monteur om de juiste procedures op locatie te volgen. Hierdoor ontstaat er automatisch een digitaal dossier dat voldoet aan alle eisen van de BRL 100 versie 3.0.  Komt de auditor langs? Dan hoef je geen mappen te zoeken. Met één druk op de knop toon je de sluitende massabalans, het gereedschap register en de actuele installatie-administratie. Je backoffice is niet alleen klaar voor de audit; je backoffice is altijd compliant.