Werk je aan installaties met koudemiddelen? Dan is een BRL 100-certificering verplicht. Die certificering toont aan dat je bedrijf voldoet aan de wettelijke en kwaliteitseisen voor het werken met F-gassen en - sinds versie 3.0 - ook met natuurlijke koudemiddelen zoals CO₂, ammoniak en koolwaterstoffen.

Een audit klinkt voor veel installateurs als een woord dat spanning oproept. Iemand van buitenaf die komt controleren of je alles wel goed doet. Vragen waar je misschien geen antwoord op hebt. De angst dat je zakt. Een audit wordt uitgevoerd door een onafhankelijke CI (certificerende instelling).

Maar hier is de realiteit: bedrijven die hun administratie op orde hebben, ervaren de audit als een formaliteit. Een gesprek van een dag, wat vragen beantwoorden, documenten laten zien, en klaar. De stress zit hem niet in de audit zelf, maar in de voorbereiding, of het gebrek daaraan.

In dit artikel nemen we je mee door het hele auditproces onder BRL100 versie 3.0. Wat kun je verwachten? Waar let de auditor op? En hoe zorg je dat je er goed doorheen komt?

Twee routes: nieuw of bestaand certificaat

Het audit-traject dat je volgt, hangt af van je startsituatie.

Heb je nog geen BRL100-certificaat? Dan doorloop je het volledige traject: initiële beoordeling, voorlopig certificaat, inspectie binnen zes maanden, definitief certificaat, en daarna tweejaarlijkse inspecties.

Heb je al een certificaat onder BRL100 versie 2.0? Dan blijft je huidige certificaat gewoon geldig tot je eerstvolgende reguliere inspectie. Op dat moment word je beoordeeld op de eisen van versie 3.0. Let op: uiterlijk 31 augustus 2026 moet iedereen onder v3.0 vallen.

Stap 1: Voorbereiding en aanvraag bij een CI

Een BRL 100-audit faalt zelfden tijdens de inspectie zelf. Hij faalt meestal in de voorbereiding. Een goede voorbereiding is cruciaal voor een succesvolle audit. De kernvraag: kun je aantonen dat je niet alleen procedures hebt, maar ze ook structureel toepast?

Dat begint bij een actueel handboek. Procedures voor installatie, onderhoud, service, buitengebruikstelling. Werkinstructies voor kritische handelingen zoals afpersen en vacumeren. Monteurs met geldige BRL200-certificaten. Koudemiddelregistraties en een jaarbalans. Een overzicht van je gereedschappen met kalibratiecertificaten.

En nieuw in versie 3.0: als je werkt met CO₂, ammoniak of koolwaterstoffen, moet je TRA-procedures en veiligheidsmaatregelen kunnen laten zien.

Het traject start met het indienen van een aanvraag bij een erkende certificerende instelling of CI. In Nederland zijn dat onder andere Bureau Veritas, Kiwa, Dekra en ECH. Na je aanvraag sluit je een certificeringsovereenkomst. Daarin staat dat de CI audits en inspecties uitvoert volgens de BRL100-richtlijn en je informeert over termijnen en beslissingen.

Stap 2: De initiële beoordeling en voorlopig certificaat

De initiële beoordeling is een controle door de CI of je bedrijf klaar is voor de certificering. Dit is primair een controle op documenten.

Wat wordt beoordeeld?

• Algemene eisen: KvK-inschrijving, organisatiestructuur, verantwoordelijkheden
• Procedures en werkinstructies: handboek met alle relevante procedures, beschikbaar voor personeel
• Persoonscertificaten monteurs: Geldige BRL 200-certificaten van alle monteurs
• Koudemiddel registratie: Systeem voor registratie in kg en CO₂-equivalenten
• Jaarbalans procedure: Procedure om per koudemiddel een balans op te stellen
• Instrumenten: juiste instrumenten aanwezig, gecontroleerd volgens BRL 100-eisen

Voldoe je aan de eisen van de initiële beoordeling? Dan ontvang je een voorlopig certificaat. Je mag nu certificaatplichtige werkzaamheden uitvoeren. Maar let op: dit certificaat is tijdelijk.

Stap 3: De inspectie

Het voorlopige certificaat is tijdelijk. Binnen zes maanden volgt een inspectie. Dit is de echte test. De inspectie is grondiger dan de initiële beoordeling. De CI kijkt niet alleen of je procedures hebt, maar of je ze ook daadwerkelijk goed toepast.

Belangrijke wijziging in versie 3.0: onder versie 2.0 had je twaalf maanden. Die termijn is gehalveerd naar zes maanden.

Waar let de auditor op?

De auditor gebruikt twee methoden.

Interviews: hij bevraagt je monteurs over de processtappen die ze doorlopen bij werkzaamheden. Hoe pak je een installatie aan? Wat doe je als je een lek constateert? Waar registreer je de koudemiddelmutaties?

Documentonderzoek: hij controleert recente projecten, werkbonnen en koudemiddel registraties. Per project checkt hij of de werkbon volledig en correct is ingevuld. Of drukbeproeving is uitgevoerd en geregistreerd. Of vacumeren is gedaan met minimaal 30 minuten standtijd. Of F-gasmutaties correct zijn verwerkt in logboek en registratie.

Bij lekkages kijkt hij extra scherp. Is er een oorzaakanalyse gemaakt? Zijn herstelmaatregelen genomen? Is de klant geïnformeerd over de verplichte hercontrole binnen een maand?

Hij controleert of installaties zijn voorzien van correcte etiketten en kenplaten. Of logboeken zijn overgedragen aan de eigenaar. Of de juiste instrumenten zijn gebruikt.

Instrumentencontrole: de auditor checkt of je instrumenten voldoen aan de eisen én tijdig zijn gecontroleerd. Lekdetectors moeten jaarlijks zijn gekalibreerd. Thermometers ook. Manometers en vacuümmeters elke 24 maanden. Weegschalen jaarlijks met een ijkgewicht of tweejaarlijks via kalibratie.

Zorg dat je kalibratiecertificaten direct beschikbaar zijn. Niets zo vervelend als een half uur zoeken terwijl de auditor wacht.

Drie mogelijke uitkomsten

Na de inspectie stelt de auditor een rapport op. Een onafhankelijke beslisser (niet de auditor zelf) neemt vervolgens het besluit.

Uitkomst 1: geen tekortkomingen. Je ontvangt een definitief certificaat. Dit wordt geregistreerd in het Centraal Register Techniek.

Uitkomst 2: tekortkoming. Een tekortkoming is een afwijking die relatief eenvoudig op te lossen is. Een onvolledige procedure in het handboek, een ontbrekend document. Je hebt zes weken om het op te lossen en bewijs te leveren. Het certificeringsproces loopt gewoon door.

Uitkomst 3: ernstige tekortkoming. Een ernstige tekortkoming heeft directe gevolgen. BRL100 kent vijf categorieën.

Geen TRA-rapport bij risicovolle werkzaamheden leidt tot een administratieve beoordeling. Instrumenten niet beschikbaar of niet gecontroleerd, veiligheidsprocedures niet gevolgd, of ernstige milieubelasting zonder oorzaakanalyse leiden tot een extra inspectie op locatie.

De zwaarste: als niet-gecertificeerd personeel certificaatplichtig werk heeft uitgevoerd, volgt directe schorsing van je certificaat én een melding aan de Inspectie Leefomgeving en Transport. Dat wil je niet.

Bij een ernstige tekortkoming moet je binnen 30 dagen een oorzaakanalyse maken, een verbeterplan opstellen, de oorzaak wegnemen, en bewijs leveren aan de CI.

Tweejaarlijkse inspecties

Heb je eenmaal een definitief certificaat? Dan volgt elke 24 maanden een her-inspectie. De CI beoordeelt opnieuw of je nog steeds aan alle eisen voldoet. Het proces is hetzelfde: interviews, documentenonderzoek, instrumentencontrole.

Installatiebezoeken

Normaal vindt de audit plaats bij jouw bedrijf, niet op locatie bij de klant. Maar in bepaalde gevallen kan de CI een installatiebezoek inplannen.

Een installatiebezoek is verplicht als je werkt aan grote installaties en er was een ernstige tekortkoming:

• Installaties met meer dan 100 kg koolwaterstoffen
• Installaties met meer dan 1.500 kg ammoniak
• Installaties met meer dan 10 kg CO₂
• F-gasinstallaties met 50+ ton CO₂-equivalent

Bij een installatiebezoek controleert de CI ter plaatse of het logboek klopt, de kenplaat correct is, en de administratie overeenkomt met de praktijk.

Wat is nieuw in de v3.0-audit?

Audit zonder stress

De audit hoeft geen stressmoment te zijn, mits je administratie op orde is.

Bedrijven die dagelijks hun registraties bijhouden en hun werkbonnen volledig invullen, ervaren de audit als een formaliteit. Waar het misgaat: bedrijven die achteraf hun administratie moeten reconstrueren, ontbrekende werkbonnen moeten opsporen, of pas vlak voor de audit hun kalibratiecertificaten controleren.

Met Climapulse is je administratie altijd op orde. CO₂-equivalenten worden automatisch berekend. Kalibratieherinneringen voorkomen verlopen certificaten. Werkbonnen zijn standaard compleet. En bij de audit exporteer je met één klik een overzicht van alles wat de auditor wil zien.

Geen haastwerk de avond voor de audit. Geen stress over ontbrekende documenten. Gewoon laten zien hoe je werkt.

Bekijk hoe Climapulse je voorbereidt op de audit

Samenvatting