Logboek toegang klanten

Eén van de meest langverwachte mogelijkheden in Coolant is zonder twijfel de toegang tot het digitale logboek voor eigen klanten. Dankzij de nieuwe uitbreiding aan Coolant wordt de digitalisering van het logboek nu voor iedereen mogelijk.

Er doen allerlei verhalen de ronde over logboeken die zich ter plaatse bij een installatie zouden moeten bevinden. Deze verhalen gaan over de mogelijkheden om het logboek te bekomen en gaan van het “zoek het boek” tot het “wie van de drie” spel. Het is ook niet onlogisch dat deze logboeken verloren gaan als u ziet in welke barre omstandigheden deze bewaard worden.

De bewaaromstandigheden van papier op vochtige, warme of koude locaties laten duidelijk te wensen over. De digitalisering van het logboek is dan ook de enige manier om hiervoor een oplossing te bieden.

De toegang tot deze logboeken wordt in Coolant op verschillende niveau’s beveiligd. Een klant zal pas toegang tot het digitale logboek verkrijgen, als het installatiebedrijf hier vooraf expliciet de toestemming voor geeft.

Klantentoegang

Vanaf het moment dat de optie “Klantentoegang toestaan” aangevinkt wordt voor een klant, zal er een authorisatiecode getoond worden waarmee de klant toegang tot het systeem kan krijgen. Deze toegang biedt de klant realtime, en op elk moment van de dag, een volledig inzicht in de installatiegeschiedenis van al haar systemen.

Authorisatiecode

Via een persoonlijke authorisatiecode kan een klant toegang krijgen tot al haar installaties. Bij het verlenen van deze toegang aan een klant, krijgt de beheerder van het installatiebedrijf een email met alle instructies over de toegang voor deze klant. De beheerder kan bijgevolg altijd deze authorisatiecode raadplegen of regenereren bij de details van deze klant in Coolant.

In het geval dat een klant bestaat uit een hoofdkantoor met meerdere vestigingen, is het zelfs mogelijk om de toegang tot een installatie te beperken voor een vestiging. Hierdoor kan een vestiging toch beschikken over alle nodige informatie van de installaties op deze specifieke locatie, zonder dat de gegevens van installaties in andere vestigingen worden vrijgegeven. Dit wordt geïllustreerd aan de hand van onderstaand diagram.

Een vestiging kan de informatie van een specifieke installatie opvragen door gebruik te maken van de authorisatiecode van de vestiging, samen met het token van de betreffende installatie. De authorisatiecode van een locatie is korter dan de code voor het hoofdkantoor.

Token

De authorisatiecode van een vestiging wordt zichtbaar nadat de optie “Toegang vestiging toestaan” aangevinkt wordt. Elke installatie bevat vervolgens nog een unieke token die samen met de authorisatiecode van de vestiging gebruikt moet worden om de informatie over een specifieke installatie op te vragen. Deze token kan opgevraagd worden bij de details van de installatie.

Klanten kunnen navigeren naar https://service.climapulse.com/log/, waar ze 2 opties hebben:

1. Invullen van de authorisatiecode ‘klant’ van het hoofdkantoor om een lijst van alle installaties en logboeken op te vragen.
2. Invullen van de authorisatiecode ‘vestiging’ van een locatie, samen met het token van de installatie, om het logboek van de installatie op te vragen.

Per installatie wordt een overzicht van alle gegevens getoond, samen met de historiek van alle opdrachten en handelingen die op deze installatie werden uitgevoerd. Op deze manier heeft de klant rechtstreeks toegang tot het digitale logboek van al haar installaties, en kan dit logboek direct in PDF vorm gedownload en bewaard worden.