Een logboek moet altijd bij de installatie aanwezig zijn. Mag het dan wel digitaal? Om hier direct op te antwoorden: ja, dat mag! Sterker nog, het heeft meer en meer de voorkeur. Tijdens een BRL 100 audit kan sneller gecontroleerd worden of elk willekeurig logboek, waar jij aan gewerkt hebt, voldoet aan de wet- en regelgeving.  Maar denk ook aan overheidscontroles. Je hoeft niet meer alles uit je handen te laten vallen als een klant belt die een milieucontrole heeft. Door verschillende inlogmogelijkheden (via een website of een QR-tag) is het logboek altijd snel en accuraat beschikbaar in het klantenportaal. De toegang tot het logboek is altijd beveiligd met een authorisatiecode.

Is de installatie logboekplichtig (> 5 ton CO2 equivalent)? Dan betekent dat ook dat de periodieke en verplichte lekkagecontroles tijdig uitgevoerd en toegevoegd moeten worden aan het logboek (maar ook de her-controle na een lekkage). Climapulse berekent automatisch (afhankelijk van de hoeveelheid en type koudemiddel) hoe vaak lekkagecontroles moeten plaatsvinden. Maar daar gaan we het een andere keer over hebben.

• De oorzaak en herstelmaatregelen van de lekkage om toekomstige lekkages te voorkomen;
• Elke werkbon waaruit blijkt welke koeltechnische handeling is uitgevoerd;
• De hoeveelheid en type koudemiddel (& CO2 equivalent) waarmee de installatie is gevuld;
• De hoeveelheid en type koudemiddel (& CO2 equivalent) dat aan de installatie werd toegevoegd tijdens installatie/onderhoud/service/reparatie;
• De hoeveelheid en type koudemiddel (& CO2 equivalent) dat is teruggewonnen en verwijderd;
• De NAW-gegevens van de installateur/monteur (en van de koudemiddel leverancier -enkel als de toegevoegde koudemiddelen gerecycled of geregenereerd zijn).

Dankzij een slim klantenportaal kun je alle logboeken van één klant in één overzicht raadplegen. Je kunt een onderverdeling maken tussen gebouwen en locaties. Laten we vooropstellen dat het logboek automatisch ontstaat door de ingevoerde gegevens, te beginnen bij de verplichte installatiegegevens uit de BRL 100. Voer jij de hoeveelheid en het type koudemiddel in, dan berekenen wij het CO2 equivalent. Wil je installatiecomponenten toevoegen, zoals binnen- en buitenunits? Die hang je er eenvoudig onder. Maak je een werkbon? Ook deze komt onder je installatie te hangen.

Zo kunnen zowel jij als de klant de geschiedenis van de installatie altijd snel raadplegen. Ook kun je het klantenportaal op verschillende niveaus verrijken met bijlagen. Denk aan het toevoegen van offertes, onderhoudscontracten, handleidingen, facturen, … maar ook foto’s van verschillende situaties.